Records Management als Herausforderung im Informationszeitalter

Inhaltsangabe: Einleitung: Records Management ist im Grunde ein „alter Hut." Doch wahrend sich das professionelle Records Management in den USA bereits als wirkungsvolles Instrument zur Bewaltigung der Informationsflut und daraus resultierender Probleme etabliert hat, ist das Konzept gerade auch in der deutschen Privatwirtschaft weitestgehend unbekannt. Die klassische Schriftgutverwaltung gilt hierzulande vielmehr als notwendiges Ubel denn als profitables Instrument des E-Business. Kein Zweifel: Der Einzug des Informationszeitalters hat unser Leben nachhaltig verandert. Wir alle mussen uns uber kurz oder lang damit abfinden, dass elektronische Informationen zunehmend unseren privaten wie auch unseren geschaftlichen Alltag dominieren. Insbesondere Unternehmen sehen sich derzeit mit dem Problem konfrontiert, dass neben Papierakten vermehrt elektronische Geschaftsunterlagen zu verwalten sind, fur die sich die althergebrachten Methoden nur bedingt oder gar nicht eignen. Das zunehmende Interesse an Dokumenten-Management-Systemen (DMS) zeigt, dass der Einsatz innovativer Instrumente an Bedeutung gewinnt, doch gerade DMS-Projekte werfen u. a. die Frage auf, wie sich eine Einfuhrung auf die bisherige Schriftgutverwaltungs- und Archivierungspraxis auswirken wird. Ein Grundproblem von DMS stellen die unterschiedlichen Interessen der Anwendergruppen dar. In den meisten Unternehmen steht verstandlicherweise die (gemeinsame) Bearbeitung bzw. der Austausch aktueller Dokumente im Vordergrund und nicht die Langzeitaufbewahrung inaktiver Dokumente. Eine enorme Masse intern erzeugter oder von auen eingegangener Informationen erschwert die Ausfilterung der „richtigen" Geschaftsunterlagen, um diese fur die Zukunft zu sichern. Gerade unter diesem Aspekt ist die bislang ubliche ruckwirkende Archivierung nahezu unmoglich geworden. Es muss also andere Mittel und Wege geben. Die Arbeit mochte unter anderem auch eine Antwort auf die Frage liefern, ob und inwieweit sich Records Management