De RfP voor IT-outsourcing - Management Guide

Outsourcing van IT-dienstverlening heeft zich ontwikkeld tot een volwaardige strategischebedrijfsoptie. Bedrijven richten zich steeds meer op hun kerncompetenties en de technische mogelijkheden om processen uit te besteden zijn toegenomen. Organisaties overwegen nu alle mogelijkheden om kostenefficient te produceren en externe leveranciers kunnen in veel gevallen door schaalgroottevoordelen tegen lagere kosten opereren dan de eigen organisatie. Een belangrijke keuze is die van de leverancier. Deze moet kwalitatief goede diensten leveren tegen aanvaardbare kosten. Voor klantorganisaties (zij die outsourcing overwegen) is het van belang om deze keuze goed voor te bereiden. In deze voorbereiding neemt de request for proposal (de RfP of de offerteaanvraag) een centrale plaats in. Dit is het document waarin de klant zijn eisen kenbaar maakt aan de leverancier over de te leveren diensten.In de afgelopen jaren zijn veel RfP's verschenen. Daarbij zijn veel leerervaringen opgedaan met de onderwerpen die in een RfP aan bod dienen te komen, de manier waarop klanten profijt kunnen trekken van de competitie in de markt en de vorm waarin vragen gegoten dienen te worden. Deze leerervaringen zijn niet eerder gebundeld.Binnen het IT-domein zijn vele aanpakken, methoden en technieken ontwikkeld. Deze zijn meestal gericht op ontwikkeling van informatiesystemen, infrastructuur- en applicatiebeheer en projectmanagement. Best practices voor het organiseren van klant-leverancierrelaties en in het bijzonder voor het opstellen van een RfP worden in deze aanpakken niet of nauwelijks geboden. Een belangrijke uitzondering hierop is ISPL: de Information Services Procurement Library. Deze aanpak legt echter veel nadruk op het organiseren van klant-leverancierrelaties bij de uitbesteding van grote IT-programma's en -projecten en niet van IT-services (die een essentieel onderdeel vormen bij outsourcingstrajecten).Het voorliggende boek beoogt best practices te bieden voor het opstellen van een RfP gericht op outsourcing van IT-dienstverlening. De auteurs hebben hierbij dankbaar geput uit de best practices van de Information Services Procurement Library (ISPL) en deze waar nodig toegespitst op IT-outsourcing. Op basis van ervaringen en waarnemingen uit hun adviespraktijk (in het bijzonder een aantal best practices van Morgan Chambers) hebben zij thema's toegevoegd waar ISPL niet op gericht is. Ook hebben zegeput uit de Application Services Library (ASL) en de IT Infrastructure Library (ITIL),waar deze aanpakken helpen bij het stellen van eisen aan diensten op het gebied van plicatiebeheerrespectievelijk infrastructuurbeheer. Uiteindelijk is het boek een uitvloeisel uit hun beider betrokkenheid en deelname aan de werkgroep Implementatie binnen de Information Services Procurement Group (ISPG).De keuze voor de RfP als het centrale thema van dit boek is ingegeven doordat het meeste inhoudelijke voorwerk (onder meer het formuleren van de service-eisen) van de klant zijn beslag krijgt in de RfP. Gerelateerde documenten zoals de request for information (de RfI) en het contract komen zijdelings aan bod. De RfI leidt in de praktijk tot een voorselectie van leveranciers die uitgenodigd worden om op basis van de RfP te offreren. Het contract is het resultaat van de onderhandeling tussen klant en leverancier(s) en, hoewel soms tijdrovend en intensief, in feite de uiteindelijke uitwerking van de operationele fit tussen de RfP en de leveranciersaanbieding.De doelgroep van het boek bestaat uit directieleden, managers en professionals in IT-managementen -inkoop die praktische en inhoudelijke bagage zoeken voor het opstellen van RfP's in complexere IT-aanbestedingssituaties. Verder alle belanghebbende partijen:Human Resource Management (HRM), IT, Finance & Control (F&C), Contractmanagement,de ondernemingsraad (OR) en, last but not least, IT-gebruikers. Wat leverancierorganisatiesbetreft, is het boek in ieder geval bedoeld voor service- en contractmanagers, maar ook voor accountmanagers en business consultants. Voorkennis van ISPL is hierbij niet nodig.